Миграционный учёт иностранных граждан по месту пребывания
02.10.2026
Основные правила миграционного учёта иностранных граждан по месту пребывания устанавливает Федеральный закон от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации». Порядок подачи документов и действующая форма уведомления определены приказом МВД России от 10.12.2020 № 856 в редакции от 22.10.2024. В 2026 году при работе с иностранными сотрудниками также необходимо учитывать изменения законодательства, вступившие в силу ранее.
Организации необходимо определить место фактического проживания иностранца, установить принимающую сторону, проверить документы и своевременно представить уведомление о прибытии.Главная задача кадровика — не просто поставить мигранта на учёт, а обеспечить соответствие сведений в документах фактическим обстоятельствам и не пропустить контрольные даты.
Что означает учёт по месту пребывания
Миграционный учёт иностранных граждан в РФ — это государственная система фиксации сведений о месте пребывания иностранца в России. В отличие от регистрации по месту жительства, речь идёт о временном нахождении человека по определённому адресу.
По общему правилу иностранец должен быть поставлен на учёт по месту пребывания. При этом адрес работы и адрес проживания — не одно и то же.Если сотрудник живёт в собственной квартире, в арендованном жилье или у родственников, организация не может автоматически указывать свой офис как место пребывания, однако закон предусматривает специальный вариант для работников, которые фактически проживают по адресу организации либо в помещении организации, не имеющем адресных данных. В такой ситуации учёт может осуществляться по адресу организации.
Кто отвечает за постановку
Уведомление о прибытии обычно представляет принимающая сторона. В предусмотренных законом ситуациях сделать это может непосредственно иностранный гражданин.
Принимающей стороной может быть гражданин, юридическое лицо или иная организация, которые предоставили иностранцу помещение для проживания либо относятся к другим категориям, указанным в законодательстве.
Работодатель не становится принимающей стороной автоматически только потому, что принял иностранца на работу. Если компания предоставляет сотруднику место проживания в принадлежащем ей помещении, тогда она может выступать принимающей стороной.
Сроки постановки на миграционный учёт иностранных граждан по месту пребывания
Общие сроки постановки на миграционный учёт определены статьёй ФЗ о миграционном учёте №20 109-ФЗ.
В обычной ситуации уведомление о прибытии представляют не позднее семи рабочих дней со дня прибытия иностранца в место пребывания. Отсчёт начинается именно от прибытия по соответствующему адресу.
Однако сроки постановки на миграционный учёт зависят от статуса иностранного гражданина и конкретных обстоятельств его пребывания в России.
- Для представителейЕАЭС действует льготный период — 30 суток со дня въезда в РФ.
- Граждане Беларуси, высококвалифицированные специалисты (ВКС) и члены семьивправе обходиться без учета до 90 календарных дней.
- Граждане Узбекистана и Таджикистана — 15 суток.
- Вахтовики. В ряде регионов и для отдельных производств уведомление о прибытии необходимо направить в МВД в течение 1 рабочего дня, следующего за днем прибытия сотрудника.
Какие документы проверить до подачи уведомления
Перед тем как оформлять постановку, кадровик собирает сведения из документов иностранца. В зависимости от конкретной ситуации понадобятся:
- паспорт;
- миграционная карта, если она предусмотрена для конкретного иностранца;
- виза — для визовых иностранцев;
- документы, подтверждающие законность пребывания;
- сведения о месте пребывания;
- документы принимающей стороны;
- сведения о трудовой деятельности, когда они необходимы для подтверждения основания пребывания.
- Миграционный учет для кадровика включает не только оформление уведомления, но и проверку документов, сроков пребывания и сведений о месте проживания иностранного работника.
Как проходит постановка: порядок действий работодателя
Если компания не предоставляет иностранцу жилье, она не ставит его на миграционный учёт по месту пребывания. В этом случае ее обязанность — проверить документы и выполнить свои обязанности как работодателя (например, подать уведомление о заключении трудового договора).
Если же работодатель предоставляет иностранному работнику помещение для проживания (общежитие, служебное жилье и т.п.), он выступает принимающей стороной и проходит процедуру постановки на учет.
Что нужно сделать:
1. Получить документы от иностранца
Иностранец при прибытии предъявляет принимающей стороне:
- документ, удостоверяющий личность;
- миграционную карту (если обязан ее иметь).
Также проверяются документы, необходимые для заполнения уведомления и подтверждения права пользования помещением.
2. Подготовить уведомление о прибытии
Работодатель как принимающая сторона:
- заполняет уведомление о прибытии иностранного гражданина;
- указывает сведения об иностранце, месте пребывания и принимающей организации;
- прикладывает необходимые документы.
Уведомление подается в орган миграционного учета в установленный срок.
3. Подать уведомление в МВД
Работодатель может направить уведомление:
- непосредственно в орган миграционного учета;
- в электронной форме на портале Госуслуги;
- через МФЦ;
- через отделение Почты России.
4. Получить подтверждение постановки на учет
Передайте иностранному гражданину отрывную часть бланка уведомления с отметкой о приеме. Этот документ подтверждает его законное нахождение на учете
Что изменилось в 2026 году
В 2026 году кадровикам важно учитывать не только привычные правиламиграционного учёта иностранных граждан, но и изменения, которые начали действовать ранее.
В частности, с 1 сентября 2025 года появилась государственная пошлина за постановку иностранного гражданина на учёт по месту пребывания — 500 рублей. За продление срока временного пребывания установлена пошлина 1000 рублей, если конкретная ситуация не относится к предусмотренному законом исключению. Эти платежи установлены подпунктами 19.1 и 19.2 пункта 1 статьи 333.28 НК РФ.
Также были обновлены формы документов для миграционного учета иностранных граждан. При заполнении уведомления о прибытии иностранного гражданина необходимо использовать актуальный бланк по требованиям Приказа МВД России № 628.
Работодателям также необходимо использовать актуальную форму уведомления о заключении и расторжении трудового договора с иностранным гражданином. Изменения внесены Приказом МВД России от 06.08.2025 № 552.
ФЗ о миграционном учёте и подзаконные акты определяют требования к постановке иностранных граждан на учёт, оформлению уведомления и соблюдению установленных сроков.
Ответственность за нарушение
Если принимающая сторона не выполняет обязанности, связанные с миграционным учётом, применяется статья 18.9 КоАП РФ.
По части 4 этой статьи за неисполнение принимающей стороной обязанностей в связи с осуществлением миграционного учёта штраф составляет:
- для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей;
- для юридических лиц — от 400 000 до 500 000 рублей.
Особенность ответственности особенно важна для компаний с большим количеством иностранных сотрудников. Если нарушение относится сразу к нескольким иностранцам, административная ответственность по общему правилу наступает в отношении каждого из них отдельно.
Поэтому внутренний контроль сроков — не формальность, а часть работы организации по соблюдению миграционного законодательства.
Как организовать автоматизацию миграционного учета
Если в организации работает несколько иностранных сотрудников, вести миграционный учёт вручную в Excel и отдельных папках становится сложно: необходимо одновременно контролировать сроки документов, патентов, регистрации по месту пребывания, уведомлений и продления. При этом кадровику приходится переносить одни и те же сведения между разными документами и самостоятельно отслеживать приближение контрольных дат.
Подсистема миграционного учёта для 1С:ЗУП помогает вести миграционный и кадровый учёт иностранных граждан в РФ в одной базе. Решение позволяет хранить данные по иностранным работникам, учитывать патенты и их оплаты, контролировать регистрации по месту пребывания, автоматически заполнять документы и получать напоминания об истекающих сроках. Подсистема также доступна для 1С:ERP, 1С:ЗУП КОРП и 1С:Управление торговлей.
В результате кадровик получает единый инструмент для ежедневной работы с документами иностранных сотрудников без постоянного ручного контроля таблиц. Подсистема помогает систематизировать учёт и своевременно замечать документы и сроки, требующие внимания. Узнать подробнее о возможностях решения и подобрать вариант для вашей конфигурации 1С можно на странице Подсистемы миграционного учёта.
Для работодателей, которым нужна пошаговая инструкция миграционного учёта в организации, такой подход позволяет последовательно выполнять основные действия: проверить документы, определить место пребывания, установить ответственную сторону, подготовить уведомление и контролировать сроки.
